广宁县心连心助孤扶贫慈善会

档案管理制度

 为了加强本会财务和文书档案管理，根据《中华人民共和国档案法》制订本规定：

1、档案资料的收集与管理人人有责。办公室工作人员都要注意档案资料的收集和保存，本会指定工作人员江敏负责档案的收集、整理与各类档案的保管。

2、加强财务和文书档案的管理。财务和文书档案要及时整理、分类、分项、编目。必要时所有文书档案材料以电子文件保存。需上网的文件要及时按要求上网，接受社会监督。

3、各项档案资料的收集主要是本会开展的募集与使用资金的各项业务活动、理事会和监事的会议及决定、组织机构的变动和人事变更情况、慈善活动论证及实施情况等方面形成的文书、财务、音像、图片、照片、表格等资料的收集、整理与归档。

4、严格遵守《中华人民共和国档案法》，认真执行行政企事业单位档案保管10年（本会一般性通知、函件，上报的重要材料和主管部门、登记机构的有关通知、一般性指示等）、30年（主管部门、登记机构有关文件、政策，本会会议记录、电话记录、工作简报、照片、音像资料等）和永久（本会所有财务资料、所有捐资人资料、所有受助人资料、重要计划、方案和会议纪要、章程、制度年检和评估结果等）三类保管期限，确保档案的安全与完整。

5、建立和完善档案借阅手续。档案原则上不外借，确需外借时，必须由借阅人或借阅单位提出申请，经秘书长批准后方可借出，并及时归还。

6、过期档案或失效档案的销毁，要在执行会长的指导下进行必要的鉴定、登记在册，经秘书长批准后方可销毁。

7、档案管理人员要不断加强业务学习，不断提高档案工作水平。按照档案管理部门的要求，做好档案分类归档、编目、编号、排列、装盒等各项工作。

8、档案人员要熟悉库藏档案情况，努力开发档案信息资源，开展档案利用工作，为本会事业发展服务。

                                                        广宁县心连心助孤扶贫慈善会

                                                                                                                                  2012年1月5日